En el dinámico entorno empresarial actual, la gestión eficiente del inventario es crucial para el éxito operativo y financiero de cualquier organización. Este documento presenta un blueprint detallado del proceso de manejo de inventario utilizando SAP Business One, una herramienta integral que facilita la optimización del flujo de inventario, mejora la precisión de los datos y refuerza la toma de decisiones estratégicas en toda la cadena de suministro.
Este blueprint está diseñado para ser una guía sistemática que abarca todos los aspectos críticos de la definición de artículos del inventario. Nuestro objetivo es proporcionar un marco claro y práctico que no solo mapee los procesos existentes sino que también identifique áreas de mejora y optimización.
A través de este documento, exploraremos cómo SAP Business One facilita la integración y automatización de las operaciones de inventario, asegurando que los datos sean precisos y estén disponibles en tiempo real. Esto incluye la administración de múltiples almacenes, la gestión de niveles de stock, la planificación de requisitos de material, y la supervisión y análisis de las tendencias de inventario.
La implementación efectiva de este blueprint no solo mejorará la eficiencia operativa, sino que también contribuirá significativamente a la reducción de costos, la mejora del servicio al cliente y la capacidad de respuesta a las fluctuaciones del mercado. El siguiente documento está estructurado para guiar a los usuarios y administradores de SAP Business One a través de cada paso del proceso de manejo de inventario, asegurando así que todas las funciones y capacidades del sistema sean utilizadas al máximo para alcanzar los objetivos empresariales estratégicos.
ARTÍCULOS
CÓDIGOS DE ARTÍCULOS
Al crear códigos de artículos en SAP Business One, es fundamental adoptar un enfoque sistemático y estratégico para garantizar la coherencia, la facilidad de identificación y la escalabilidad. Los códigos deben ser descriptivos y concisos, reflejando la naturaleza y categoría del artículo para facilitar su reconocimiento y clasificación. Es aconsejable utilizar un formato estandarizado que pueda incluir prefijos o sufijos para indicar categorías, subcategorías o características específicas, como el tipo de material o el destino de uso. La longitud del código debe ser lo suficientemente corta para ser manejable, pero lo suficientemente larga para evitar duplicaciones y permitir futuras expansiones.
Además, es importante considerar la integración con sistemas existentes y la posible necesidad de sincronización con proveedores o plataformas de comercio electrónico, asegurando así una coherencia a lo largo de toda la cadena de suministro. Por último, mantener una documentación clara y actualizada de la lógica de codificación facilitará la capacitación de nuevos usuarios y mejorará la eficiencia en la gestión de inventario.
Esta opción de parametrización se deberá trabajar de acuerdo a los códigos que ya se tengan, si la empresa ya tiene operación o pensarlos lo mejor posible, pues una vez que el artículo ha tenido transacciones, no podrá modificarse su Número de Artículo y tampoco podrá ser borrado del sistema. En caso de que se desee desactivar el artículo, será necesario marcarlo como “Bloqueado”.
GRUPOS DE ARTÍCULOS
Es necesario proporcionar los grupos de artículos de acuerdo a la clasificación contable que se tenga de los mismos. Dichos grupos clasificarán el catálogo de artículos (Las familias de los artículos pueden ser los grupos de los artículos).
Definió los siguientes grupos de Artículos:
- Productos
- Artículos
- Servicios
- Servicio
ALMACENES
SAP Business One puede manejar más de un almacén.
Las características principales de los almacenes en SAP Business One incluyen:
- Identificación y clasificación: Cada almacén en SAP Business One tiene un código único y una descripción que lo identifica. Esto permite una fácil referencia y clasificación.
- Gestión de stock: Los almacenes en SAP Business One permiten el seguimiento y la gestión detallada de las existencias. Se pueden controlar los niveles de stock, los movimientos de inventario, y las transacciones relacionadas con cada almacén.
- Ubicaciones dentro del almacén: Algunas versiones de SAP Business One permiten la gestión de ubicaciones dentro de un almacén, lo que facilita el seguimiento preciso de dónde se encuentran los artículos dentro de un almacén específico.
- Control de costos y precios: Los almacenes pueden tener diferentes estructuras de costos asociadas con ellos, lo que afecta la valoración del inventario y los precios de los productos.
- Integración con procesos de negocio: Los almacenes están integrados con varios procesos de negocio en SAP Business One, como ventas, compras, producción y gestión de materiales, lo que permite una gestión eficiente y coordinada.
- Informes y análisis: SAP Business One ofrece informes detallados y capacidades de análisis para almacenes, incluyendo movimientos de stock, valoraciones de inventario, y análisis de rotación de inventario.
- Seguridad y control de acceso: Se pueden configurar permisos y roles específicos para controlar quién tiene acceso a la información y operaciones de cada almacén.
- Transferencias entre almacenes: Facilita la gestión de transferencias de inventario entre almacenes, lo cual es crucial para mantener los niveles de stock adecuados en diferentes ubicaciones.
- Integración de datos maestros: Los datos maestros de los artículos en SAP Business One están vinculados a los almacenes, permitiendo definir información específica del almacén para cada artículo, como niveles mínimos y máximos de stock.
Para definirlos podemos tomar el siguiente ejemplo:
| Código de almacén (Max 8 caracteres) | Nombre del almacén (Max 100 caracteres) | Localidad (Max 100 caracteres) |
|---|---|---|
| 01 | Materia prima | Almacén general |
| 02 | Insumos | Almacén general |
| 03 | Productos terminados | Almacén de despacho |
DATOS DE PLANIFICACIÓN
Para que el sistema considere un artículo de compra o de producción en el MRP, deberá tener habilitadas mínimo las siguientes opciones en los Datos Maestros de Artículo:
- Método de planificación
- Método de aprovisionamiento
- Tiempo Lead: tiempo de entrega en número de días.
DATOS DE COMPRA
Se deberá colocar el código del Proveedor estándar en la pestaña “Compras” en los Datos maestros del artículo para que el sistema proponga dicho proveedor en el momento de realizar una orden de compra ejecutada por el MRP.
En caso de dejarse vacío este campo, el usuario de compras tendrá que elegir el proveedor al momento de realizar la orden.
EQUIVALENCIAS
En el caso de que el artículo se compre en una unidad diferente a la de inventarios se podrá especificar la equivalencia correspondiente (Por ejemplo, 1 ton = 1000 Kg.), el sistema calculará automáticamente el número de piezas correspondientes y su costo unitario.
La equivalencia se deberá definir en el artículo en la creación, ya que no se podrá modificar una vez iniciada la operación.
Las equivalencias son utilizadas tanto para la parte de Ventas como de Compras, el usuario deberá de colocar dichas equivalencias en la pestaña correspondiente del dato maestro del artículo.
CUENTAS CONTABLES
Existen tres formas de fijar cuentas contables a nivel artículo
- Almacén: Todo movimiento con el artículo; tomará las cuentas definidas en su almacén correspondiente
- Grupo del Artículo: Todo movimiento con el artículo; tomará las cuentas definidas en su grupo correspondiente. Esta es la opción más recomendable de cara al sistema contable de SAP.
- Nivel de Artículos: Las cuentas fijan para cada artículo. Todo movimiento tomará las cuentas definidas en el artículo correspondiente. Solamente Servicios.
Por el caso de los artículos no inventariables (Servicios) Fija cuentas a nivel artículo.
MANEJO DE ARTÍCULOS
SERIES
Si un artículo maneja número de serie, es necesario indicárselo desde la creación del artículo, ya que no podrá habilitarse o deshabilitarse una vez que se ha comenzado la operación de este. En caso de que el artículo ya tenga una Orden de Venta, no habrá problema en la modificación, ya que este documento no afecta contablemente las operaciones del artículo.
El manejo de los números de serie será forzoso para cada transacción en el sistema, es decir, si se elabora una entrada o salida de un artículo con números de serie, se tendrá que identificar el número de serie que llevará la transacción, de lo contrario, el sistema no permitirá el registro de la misma, ya que no propone ninguna serie automáticamente.
Los números de serie serán únicos e irrepetibles, por lo tanto, dos unidades del mismo número de artículo no podrán tener el mismo número de serie.
Si hubo errores en el momento de la captura del número de serie, NO será posible modificar este número, será necesario hacer una salida de inventario indicando la serie errónea y registrar una entrada con el número de serie correcto.
LOTES
Si un artículo maneja número de Lote, es necesario indicárselo desde la creación del artículo, ya que no podrá habilitarse o deshabilitarse una vez que se ha comenzado la operación de este.
El manejo de los números de lotes será forzoso para cada transacción en el sistema, es decir, si se elabora una entrada o salida de un artículo con números de lote, se tendrá que identificar el número de lote que llevará la transacción, de lo contrario, el sistema no permitirá el registro de la misma, ya que no propone ningún número de lote automáticamente.
Si hubo errores en el momento de la captura del número de lote, NO será posible modificar este número, será necesario hacer una salida de inventario indicando el lote erróneo y registrar una entrada con el número de lote correcto.
ARTÍCULOS ALTERNATIVOS
Los artículos alternativos se definen en el caso de que se desee manejar artículos sustitutos con cierta semejanza, estos artículos no están en stock ni en un almacén determinado.
La entrada de cada artículo alternativo es manual y se define por artículo.
NÚMEROS DE CATÁLOGO DE SOCIOS DE NEGOCIO
SAP Business One puede configurarse para utilizar números de catálogo de proveedor y de cliente en paralelo con sus números de artículos. Esto significa que se puede utilizar el número de artículos del proveedor en el pedido y el número de artículos del cliente en el pedido de cliente.
OPERACIONES DE STOCK
ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCÍA
El documento de Entrada de mercancías se utilizará para aumentar la existencia de artículos inventariables que entraron al almacén de una manera no cubierta por una compra. Solo podrán elaborar este documento los responsables del almacén en cuestión o usuarios con autorización.
El documento de Salida de mercancías se utilizará para disminuir la existencia de artículos inventariables que salieron del almacén de una manera no cubierta por una venta (Por ejemplo: mermas, salidas de chatarra no facturada, muestras, etc.). Solo podrán elaborar este documento los responsables del almacén en cuestión o usuarios con autorización.
Nota: Dichos documentos NO se pueden afectar con costo cero y serán restringidos a los usuarios que realmente necesiten dicha funcionalidad.
Solicitud de transferencia
Este documento se ocupa para solicitar el movimiento de la existencia de material de un almacén a otro. Este documento no afecta contablemente.
Una vez que el almacén de entrada recibió la cantidad solicitada, podrá cerrar la solicitud de traslado y crear un documento de traslado. Para ello, realice una de las siguientes acciones:
En la ventana Solicitud de traslado, seleccione Copiar a traslado de stocks y cree un documento de traslado.
Una vez que haya copiado por completo la solicitud al traslado de inventario, el estado de esta solicitud se modifica a Cerrada
TRANSFERENCIA DE STOCK
El documento de transferencia se utilizará para mover existencia de material de un almacén a otro. El costo (valor del almacén) que tomará será el del almacén origen.
LISTAS DE PRECIOS
En el caso de que manejen listas de precios en los artículos de venta o compra estas pueden ser configuradas en el sistema. Las listas de precios permiten enlazar a un artículo con su precio correspondiente
Las listas de precios se pueden enlazar directamente a un socio de negocio; personalizando los precios por cada uno de los socios de negocios con los que trabaja
PRECIOS ESPECIALES
Puede utilizar esta función para definir precios especiales en listas de precios.
Un precio especial se puede aplicar en un período de tiempo determinado o por volumen en cuestión de cantidades.
utiliza esta función para ofrecer políticas de descuento a los diferentes segmentos de mercado.
RECUENTO DE INVENTARIO
El recuento de inventario es de suma importancia para cualquier sociedad que gestione un inventario, ya sea permanente o periódico. Mediante la combinación del inventario real con las cantidades grabadas en la base de datos, las sociedades pueden realizar ajustes en los registros de inventario existentes, detectar discrepancias inaceptables o poco usuales y mejorar la gestión de inventarios.
También puede ingresar resultados de recuento manualmente al sistema o importarlos desde Microsoft Excel (grabados como un archivo delimitado por tabulaciones, unicode, o MS-DOS TXT).
Contabilización de Stock
En esta ventana se realizan los asientos contables para ajustar las diferencias identificadas en el documento “Recuento de Inventario”
INFORMES DE INVENTARIO
SAP Business One maneja informes estándares; estos informes NO son modificables.
Lista de Artículos: Este informe crea una lista de artículos, teniendo en cuenta las opciones definidas.
Informe de últimos precios: En este informe se visualizan los últimos precios de compra y venta de un artículo, para un socio de negocios específico o para todos los socios de negocios.
Artículos inactivos: Utilice este informe para determinar los artículos que no se han empleado para una operación definida desde una fecha específica.
Lista de registros contables de inventario: La lista de contabilización de stocks ofrece una visión general de todas las contabilizaciones del sistema, con base en diferentes criterios de selección y opciones de clasificación. Se puede generar un informe para almacenes específicos basado en uno de los criterios de selección siguientes:
Artículo, Socio de negocios, Otros: Permite especificar un criterio de selección que puede ser como almacén o empleado del departamento de ventas.
Status de Stock: Utilice este informe para analizar el status actual del inventario y verificar las operaciones de stock planificadas para un artículo en particular.
Las operaciones de stock planificadas incluyen:
- Stock que se va a expedir a clientes.
- Stock que fue pedido por proveedores y que se recibirá en el almacén
Informe de Stock en almacén: Este informe muestra los inventarios actuales por almacén basándose en la información de estos documentos. A continuación, se pueden aplicar medidas como, por ejemplo, traslados de stock para suplir el inventario de un almacén.
Informe de Auditoría de Stock: Este informe ofrece un seguimiento de auditoría para las operaciones de stock contabilizadas en el plan de cuentas.
Este informe se utiliza para realizar comparaciones entre la vista de contabilidad (cuentas de saldo stock) y la vista logística (valor de stock visualizado por el informe de auditoría). El informe explica las modificaciones de valor en las cuentas de existencias.
Informe de Simulación de Valoración de Stocks: Si se trabaja con la gestión de inventario permanente, se puede utilizar este informe para valorar todo el inventario del almacén de todos los artículos en una fecha de notificación. Normalmente, se valorará el inventario del almacén en la fecha de notificación del balance. Este informe se considera un informe de gestión para verificar los escenarios de simulación. Por ejemplo, se puede ver lo que ocurre si se valora un artículo basado en un método del cálculo del costo distinto.
Se puede seleccionar uno de los siguientes métodos de determinación para la valoración de inventario:
- Promedio ponderado
- FIFO
- Por lista de precios
- Último precio determinado
Informe de Operaciones de número de Serie: El informe le permite mostrar diferentes operaciones de número de serie para el número de artículo seleccionado.
El contenido del informe varía según las opciones que se seleccionen para obtener el informe.
Informe de Operaciones de número de Lote: El informe le permite mostrar diferentes operaciones de número de lote para el número de artículo seleccionado.
El contenido del informe varía según las opciones que se seleccionen para obtener el informe.
Cambios y adiciones a los procesos mencionados en el presente documento podrán ser realizados a través del formato “Control de Cambios” debidamente autorizado.
Toda modificación a las definiciones después del cierre de la “Fase 1- Definiciones” tendrá un impacto en el alcance definido originalmente; se deberá evaluar si está contemplado dentro del alcance original del proyecto y si causa un tiempo y / o costo adicional del mismo.
Cualquier funcionalidad no configurada originalmente en estas definiciones no se podrá activar después por el área de consultoría.
