Crear un diagrama SIPOC es simple, pero la verdad es que es más conveniente no seguir las siglas en orden. Recomendamos comenzar con la sección “proceso”, ya que desde allí suele ser más fácil comenzar.
A continuación, te mostramos cómo crear un diagrama SIPOC:
1. Elige un proceso
Selecciona el proceso que quieres visualizar con tu diagrama SIPOC. Puede ser un nuevo proceso de negocios que quieras implementar o un proceso existente que quieras optimizar. La creación de un diagrama SIPOC puede ayudarte a comprender el proceso, generar ideas para mejorar y brindar una descripción general del proceso para ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones.
Por ejemplo, imagina que quieres mejorar el envío y la entrega de tu producto. El diagrama SIPOC puede ayudarte a identificar ineficiencias, asegurarte de que estás gestionando a los proveedores de la mejor manera posible y determinar si estás entregando un producto de calidad a los clientes.
2. Define el proceso: P (1)
En lugar de completar tu diagrama SIPOC en orden, suele ser más fácil comenzar con la sección “P” y definir primero el proceso. Divide el proceso en 4 o 5 pasos generales, cada uno con su propia acción y sujeto. Si lo deseas, puedes organizar estos pasos como un diagrama de flujo, en el que cada uno se alimenta del otro.
Para continuar con nuestro ejemplo de envío de productos, el proceso se puede dividir en los siguientes pasos:
- El cliente realiza la compra
- Se envía la factura al almacén
- El equipo de almacén prepara el envío
- La empresa de distribución retira el envío
- La empresa de distribución lleva el envío a destino
Si tu proceso es largo y contiene muchos pasos diferentes, intenta agrupar pasos más pequeños en uno solo. Por ejemplo, puedes utilizar el paso más amplio “Factura enviada al almacén” para representar todos los detalles de cómo se transfiere la información desde tu plataforma de comercio electrónico al almacén de envío. Recuerda que el propósito de un diagrama SIPOC es proporcionar una descripción general, no una vista detallada.
3. Enumera las salidas: O (2)
Identifica las salidas o resultados del proceso. Esto te ayuda a comprender lo que obtienes de los recursos que inviertes en el proceso y lo que los clientes realmente reciben. Las salidas pueden ser elementos como materiales, productos, servicios o información, esencialmente cualquier cosa que tú, los miembros del equipo interno o los clientes obtengan del proceso. Idealmente, las salidas deberían coincidir con los requisitos del cliente.
En el ejemplo anterior de envío de productos, las salidas son:
- Los clientes obtienen el producto dentro de un período de tiempo determinado
- Tu empresa recibe dinero por el producto
4. Identifica a los clientes: C (3)
Los clientes son las personas que reciben los resultados o salidas, o se benefician del proceso. Ten en cuenta que los clientes no necesariamente tienen que ser externos; también pueden incluir a compañeros de trabajo y partes interesadas internas. Usemos un ejemplo diferente al del escenario del envío. Digamos que estás organizando el retiro anual de tu empresa. En este caso, tus clientes y partes interesadas serían los miembros del equipo que asistirán al evento.
Para el ejemplo del envío, podrías enumerar los siguientes clientes: compradores en línea (que reciben el producto) y tu empresa (que recibe dinero por el producto).
5. Enumera las entradas: I (4)
Las entradas son los recursos que necesitas para que el proceso funcione correctamente. Al igual que las salidas, estas pueden ser elementos como materiales, productos, servicios o información. Enumerar las entradas te ayuda a comprender los recursos necesarios para el proceso y a determinar si tus proveedores están proporcionando los materiales que necesitas.
En el ejemplo del proceso de envío del producto, las entradas podrían incluir: información de envío y pago del cliente, servicios de pago en línea, servicios de empaque, materiales de empaque, espacio de almacenamiento y camiones de entrega.
6. Identifica a los proveedores: S (5)
Los proveedores son quienes proporcionan cada una de las entradas del proceso. Este paso te ayuda a comprender con cuántos proveedores estás trabajando y si los estás gestionando de la manera más eficiente.
En nuestro ejemplo de envío del producto, se podría incluir lo siguiente:
- Clientes: proporcionan información de envío y pago
- Miembros del equipo de almacén: ofrecen servicios de empaque
- Fabricante de embalaje: fabrica materiales de embalaje
- Empresa de arrendamiento de almacenes: proporciona espacio de almacenamiento
- Servicios de entrega: proporciona camiones de entrega
Mejoras al Diagrama:
Dos mejoras considerables se logran al agregar una columna al inicio y al final llamada Requerimientos, que permiten agregar datos de estándares o parámetros especiales en cada proceso.
Por ejemplo: requerimientos de salida pueden ser que todo se ejecute en tiempo y con calidad.
La segunda mejora al diagrama es agregarle una barra de Timing, para medir el tiempo que se lleva o se tolera en cada paso del proceso.
7. Comparte tu diagrama
El diagrama SIPOC está pensado para compartirse. Su función principal es ayudarte a ti, a tu equipo y a las partes interesadas a comprender cómo funciona un proceso de negocios. Eso significa que para obtener el máximo beneficio de tu esquema SIPOC, no solo debes compartirlo, sino también asegurarte de que todos puedan acceder a él fácilmente.
Una de las mejores formas de compartir información es con una herramienta de gestión de proyectos, ya que te permite organizar la información y las tareas del proyecto en un solo lugar. Eso significa que en lugar de enviar una docena de emails diferentes, puedes compartir una única versión de tu diagrama con cada parte interesada y luego comunicarte con todos en una sola cadena.
En caso de dudas, dibújalo
Los diagramas SIPOC son una plantilla útil que debes mantener entre tus herramientas de mejora de procesos. Crearlos es muy fácil, al igual que compartirlos, y brindan información clave para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a comprender los procesos de negocios a nivel general. Además, crear un diagrama SIPOC con tu equipo puede ayudarte a aclarar cómo encaja cada parte del proceso y cómo puedes optimizar las cosas para que tus procesos de negocios alcancen su mejor versión.
O descarga el archivo en formato de Microsoft Excel
