Este documento presenta un blueprint exhaustivo para el proceso de compras utilizando SAP Business One, diseñado para optimizar y estandarizar las operaciones de adquisición de bienes y servicios en su organización. En el núcleo de cualquier empresa exitosa se encuentra un sistema de compras eficiente y bien organizado, capaz de manejar desde la selección de proveedores hasta la gestión de pedidos y la administración de pagos. Nuestro objetivo es proporcionar un marco detallado y práctico que no solo describa los procesos actuales sino que también identifique oportunidades para mejorar la eficiencia, la transparencia y el control de costos.

Este blueprint está diseñado para ser una guía completa que integra las mejores prácticas y aprovecha las capacidades avanzadas de SAP Business One. Exploraremos cómo el sistema puede ser utilizado para automatizar y simplificar las tareas de compra, incluyendo la generación de órdenes de compra, la gestión de relaciones con proveedores, el seguimiento de entregas, y la conciliación de facturas. También se abordarán aspectos clave como la gestión de contratos, el análisis de gastos y la optimización del inventario.

SOCIOS DE NEGOCIO

CÓDIGOS DE SOCIOS DE NEGOCIO

Establecerá la codificación de los Socios de Negocio. Establece que la codificación de los Socios de Negocio para proveedores será anteponer la letra P y un correlativo de 8 dígitos o el NIT o RFC, por ejemplo:

GRUPOS

Los grupos en Business One son manejados como un clasificador para identificar de una forma más fácil a los Proveedores, depende mucho de la actividad que maneje la empresa.

Dichos grupos clasificarán el catálogo de Proveedores (Por ejemplo; Proveedores, Agencias, Impresores, Mayorista, etc.)

CONDICIONES DE PAGO

Se establece los siguientes días de vencimiento que le proporcionan sus socios de negocio de tipo proveedor:

• Contado
• 10 Días
• 15 Días
• 30 Días
• 45 Días
• 60 Días

PROPIEDADES

SAP Business One cuenta hasta con 64 propiedades que, puede ocupar para una clasificación extra de sus proveedores. Por ejemplo: Socios con pre autorización de compra, Socio con limite de crédito, socio con tiempo de entrega largo, etc.

DEFINICIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS

SAP Business One le permite controlar completamente el proceso de compras: las negociaciones con proveedores, las solicitudes de compras, la entrega de los pedidos de artículos y el procesamiento de las facturas recibidas.

Solicitud de compra

La solicitud de compra permite que los usuarios y empleados de la organización inicien el proceso de compras según sus necesidades para determinados bienes o servicios. La solicitud de compra después se puede copiar en una oferta de compra o un pedido para seguir con el proceso.

Procedimiento

1. En el Menú principal de SAP Business One, en la siguiente ruta Compras – Proveedores > Solicitud de compra. En la ventana Solicitud de compra, especificar los siguientes detalles:
2. Solicitante: especifica si el iniciador de la solicitud es un usuario de SAP Business One o un empleado de la empresa y después especifica el nombre de usuario o empleado correspondiente. Por defecto, el usuario actual aparece en este campo.

• Nombre del solicitante: Sucursal, Departamento, Correo electrónico: se completa automáticamente según el solicitante específico. Si el solicitante es un usuario, la información en estos campos se toma de los campos correspondientes en la ventana Definición de usuarios en Administración > Definición > General > Usuarios > Si el solicitante es un empleado, la información se toma del registro de datos maestros de los empleados correspondientes en Recursos humanos > Datos maestros empleado. Se pueden cambiar los detalles en estos campos para la solicitud de compra determinada.
• Seleccionar la serie de numeración necesaria y establezca las fechas relevantes en los campos Fecha de contabilización, Válido hasta, Fecha de documento, y Fecha necesaria. Por defecto, la Fecha de contabilización se define en la fecha actual, y la fecha Válido hasta se fija un mes después.
• En la ficha Contenido, en la lista desplegable Clase de artículo/servicio, especificar si la solicitud de compra es para artículos o servicios. Si la solicitud de compra es para artículos, especifíquelo en el campo Clase de resumen si desea resumir el documento por artículos.
• Marque los artículos necesarios o complete los detalles de los servicios necesarios. El campo Fecha necesaria es obligatorio en cada línea. Si la solicitud de compra es para artículos, debe ingresar la cantidad necesaria.
• En la ficha Anexos, se puede explorar y adjuntar documentos y archivos relacionados con la solicitud de compra. De ser necesario, utilice los botones Visualizar y Borrar, para visualizar y borrar anexos.
• De ser necesario, especifique al propietario del documento y especifique cualquier comentario pertinente.
• Seleccione Agregar.

Oferta de compras

Al momento de comprar, la empresa intenta encontrar la mejor oferta para las mercancías y los servicios que necesita. Para ello, al presentar una oferta, envíe una invitación de compra a un número de proveedores para que indiquen sus términos y condiciones, como el precio o la fecha de entrega de la provisión de materiales o la prestación del servicio.

En esta oferta de compra se especifican detalles de los materiales o servicios, por ejemplo, la cantidad, la fecha necesaria y la información de proveedor. Puede comparar las ofertas recibidas y determinar a qué proveedor le hará el pedido.

El trabajo con ofertas implica, normalmente, los pasos detallados a continuación.

1. Crear ofertas de compra.
2. Enviar ofertas a proveedores.
3. Registrar respuestas de los proveedores en las ofertas de compra.
4. Comparar ofertas para determinar la más conveniente y crear un pedido.

Cerrar ofertas de compra relacionadas.

PEDIDO (Orden de Compra)

El pedido es un documento utilizado para solicitar artículos o servicios a un proveedor sobre precio acordado.

Cuando se introduce un pedido en SAP Business One, no se contabiliza en el sistema de contabilidad ninguna modificación basada en valores. Sin embargo, las cantidades del pedido aparecen en la gestión de stocks. Se pueden visualizar las cantidades solicitadas en varios informes y ventanas, como el informe de Status de stock y la ventana de Datos maestros de artículo. Esta información es importante para optimizar operaciones de pedidos y el análisis patrimonial.

El documento se encuentra en el menú Compras > Proveedores > Pedido

PARTICIÓN DE ORDENES DE COMPRA

SAP Business One permite partir una Orden de compra con artículos de varios almacenes en una orden subordinada para cada almacén por separado.

Esta opción puede ser muy necesaria cuando los almacenes de la empresa se encuentran en ciudades diferentes o incluso en provincias distintas.

Nota: No se pueden partir pedidos que contengan artículos de un almacén solamente.

ENTRADA DE MERCANCÍA

La Entrada de mercancías deberá de ser generada en base a la Orden de Compra, identificando los números de Lote o Serie (dependiendo del artículo) que se estén ingresando. En caso de que no se tenga el número de serie o lote en el momento, el sistema no permitirá registrar la Entrada de mercancía.

Para la fecha de vencimiento de la Entrada de mercancía, el usuario deberá ingresar al campo Fecha de Vencimiento y seleccionar en el calendario la fecha deseada de vencimiento.

Este documento afecta el inventario y una cuenta “puente” de compras (Proveedores de dotación).

ENTRADAS PARCIALES / EXCESO DE SUMINISTRO

1. Si hace referencia a una Orden de compra al introducir una Entrada de mercancías, podrá incrementar o disminuir (Entrada parcial) la cantidad copiada. Se pueden generar tantas entradas parciales como sea necesario para completar la cantidad de la Orden de compra.
2. También puede añadir artículos adicionales en la Entrada de mercancías.

DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA

Este documento se utilizará sólo cuando la Entrada de mercancía no haya sido facturada al 100%, se utiliza en el caso que le regresemos el producto al proveedor y éste todavía no haya entregado la factura. La Devolución de la mercancía deberá de ser generada con base a la Entrada de mercancía identificando los números de Lote o Serie (dependiendo del artículo) que se estén regresando. En caso de que no se tenga el número de serie o lote en el momento, el sistema no permitirá registrar la Devolución de la mercancía.[MSC1] 

Este documento hace la “reversa” del documento de entrada de mercancías, afectando la cuenta puente de compras y la cuenta de inventarios.

FACTURA DE ANTICIPOS DE PROVEEDORES

Para registrar la Factura de Anticipo se hará uso del documento de Compras > Factura de Anticipo de Proveedores.

En caso que se negocie una compra con pagos anticipados, se realizará la Factura de Anticipo de Proveedores. Este documento no afecta el Almacén.

En este caso estará asociada a una cuenta de Anticipos de Proveedores que deberá ser definida en el catálogo contable y asignada a cada proveedor para que se pueda registrar el documento.

Este documento lleva numeración propia, es decir, no sigue el mismo consecutivo de la Factura de Proveedores común.

Al momento de realizar la aplicación de la Factura de Anticipo sobre una Factura común, el usuario deberá elegir de entre los anticipos disponibles cual aplicará en la Factura.

En el caso de un anticipo que no vaya relacionado a ningún documento de Orden de compra, se elaborará una Factura de Anticipo de tipo servicio, el sistema proporciona la cuenta sin que el usuario tenga que seleccionarla.

Al momento de vincular el anticipo en la Factura de Proveedores, el usuario puede identificar los anticipos que vaya a relacionar a dicha factura, si el anticipo cubre al 100% la factura final, el usuario deberá de quitar la opción de Impuesto diferido en la pestaña de finanzas.

FACTURA DE PROVEEDORES

La Factura De Proveedores deberá ser generada en base a la Entrada de Mercancías, verificando precios y cantidades. Este documento registra la deuda con el proveedor afectando al proveedor, las cuentas de impuestos correspondientes y la cuenta puente de compras afectada en la entrada de mercancías.

Se puede elaborar una factura en base a varias entradas de un mismo proveedor.

FACTURA DE RESERVA

Las Facturas de reserva de proveedores se utilizan para crear una factura pro forma. A diferencia de las facturas estándar, las facturas reservadas NO MODIFICAN EL STOCK EN ALMACÉN.

La cantidad disponible aumenta en función de la cantidad del pedido.

La Factura de reserva de proveedores se contabiliza antes de crear un Entrada de mercancías. La cantidad Disponible aumenta según la cantidad pedida, si se crea sin una Orden de compra como documento base.

La entrega se contabiliza más adelante con referencia a la factura de reserva de deudores. Esto reduce la cantidad En stock.

Las Facturas de reserva de proveedores crean contabilizaciones basadas en valores.

Para registrar la Factura de Reserva se hará uso del documento de Compras – Proveedores à Factura Reserva de Proveedores.

En caso que , solicite la factura aun cuando no haya recibido el material solicitado del proveedor, se podrá elaborar una Factura Reserva de Proveedores, que realizará el registro de Cuentas por Pagar, sin afectar el Almacén.

Posteriormente se deberá hacer la Entrada de Mercancía tomando como base el documento de Factura Reserva de Proveedores para cerrarlos.

NOTA DE CRÉDITO

En el caso de que el proveedor emita un documento de Nota de Crédito a la empresa se podrá ocupar el documento Compras > Proveedores > Nota de Crédito.

Este documento se ocupará cuando se quiera afectar una factura por algún descuento que haya realizado el proveedor después de la factura o que el proveedor quiera cancelarla. Se deberá basar en la Factura de Proveedores que se quiera cancelar o aplicar el “descuento”.

El usuario correspondiente deberá identificar los números de Lote o Serie (en el caso de los artículos que lo requieran) que se estén regresando. En caso de que no se tenga el número de serie o lote en el momento, el sistema no permitirá registrar la Nota de Crédito.

Este documento hace la “reversa” del documento de Factura De Proveedores, afectando la cuenta del Proveedor, las cuentas de impuestos correspondientes y el inventario.

IMPORTACIONES

Para registrar una importación se hará uso del documento Compras – Proveedores > Precio de Entrega.

La función Costos de importación permite a las empresas que importan mercancías calcular los precios de compra de los artículos importados, incluidas las tasas de aduanas, los costos de transporte, seguros, impuestos y otros costos de importación.

El registro de las importaciones debe ser basado en las Entradas de Mercancía. Es importante elaborar el proceso antes de realizar una salida de alguno de los artículos, de ésta manera se asegura el cálculo correcto de los costos del mismo. Si el artículo ya se vendió o se hizo una salida del mismo, ya no se le podrán agregar dichos costos y se tendrá que registrar una afectación contable a una cuenta de resultados por el importe de los costos.

SAP Business One utiliza el Precio de Entrega para registrar todos los gastos adicionales que afectan el costo del artículo importado, el costo de importación debe de ir afectado por una cuenta contable;  la cual se abonará una vez se genere el documento Precio de Entrega.

Definir los siguientes costos de importación.

Maneja distintos proveedores para elaborar algunas carpetas de importaciones. En el documento Precio de Entrega se podrán seleccionar distintos proveedores con sus distintas Entradas de Mercancía para prorratear los costos de importación de un pedimento.

Para cancelar las cuentas del Precio de Entrega se deberá registrar una Factura de Proveedor de tipo Servicios seleccionando las cuentas de los conceptos de la carpeta de importaciones.

CONTABILIZACIÓN DE ARTÍCULOS FUERA DE STOCK EN EL PROCESO DE COMPRAS

Cuando compra artículos que no se administran como artículos de almacén (por ejemplo, artículos de servicios), el sistema no inicia la contabilización de Entrada de mercancías. La contabilización se realiza hasta la Factura de proveedores afectando las cuentas de gasto y la deuda con el proveedor.

Estos artículos denominados “No inventariables” se deben configurar contablemente a nivel artículo dentro del sistema; donde se le asignarán las cuentas contables manuablemente.

CANCELACIÓN DE COMPRAS

SAP Business One presenta la funcionalidad de cancelar la mayoría de los documentos de compras que generalmente desencadenan contabilizaciones.

• Se crea un documento de cancelación.
• Tanto los documentos cancelados como los documentos de cancelación se cierran de forma irreversible.
• Los documentos base que pertenecen a los documentos cancelados se reabren con saldos vencidos restaurados. Puede copiar estos documentos base en nuevos documentos.
• El sistema anula las modificaciones contables, fiscales y de inventario, causadas por el documento de cancelación, es decir, anula las modificaciones de finanzas, impuestos e inventario asociadas.
• El sistema elimina la reconciliación automática entre el documento cancelado y sus documentos base, si corresponde. Por lo tanto, se vuelven a abrir los documentos base con saldos vencidos restaurados y se pueden seguir arrastrando a documentos de destino nuevos.

Los documentos que pueden cancelarse en el módulo de compras son:

• Entrada de Mercancías
• Devolución de Mercancías
• Factura de Proveedores
• Factura Reserva.
• Nota de Crédito de Proveedores
• Nota de Cargo de Proveedores

INFORMES DE COMPRAS

Análisis compras: Permite gestionar un negocio de manera eficiente, se necesita información detallada acerca del volumen de compras realizado por sus proveedores. Deberá ser capaz de determinar los productos que compra en mayor cantidad y cuáles de sus empleados de compras consiguen las mejores operaciones.

Esta información la proporciona el análisis de compras y se refleja con mayor claridad mediante la visualización de un gráfico.

Lista de partidas abiertas: Sólo los documentos con el status Pendiente aparecen en este informe.

En este informe también aparecen los documentos parcialmente copiados en documentos destino. También se pueden visualizar los documentos desde el informe.

Arrastrar y vincular: El menú Arrastrar y vincular es una etiqueta del menú principal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo para métodos de trabajo regulares. Utiliza consultas predefinidas para generar informes en el sistema, busca tanto en informes como en los datos maestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. La función Filtro permite filtrar informes.